当研究所は、調査資料の検索性向上および改訂履歴の管理を目的として、資料管理システムを更新しました。従来の管理台帳と電子資料を照合し、文書番号を用いて関連資料を参照できるよう整理しています。

移行対象には、紙資料から電子化した報告書および旧様式の調査経過票が含まれます。旧様式の作成者欄と現行システムの登録担当者欄は異なる項目のため、移行後も原資料に記載された名義を保持します。作成日と登録日についても原資料を優先して確認します。

2017年度の原本引継記録は、電子報告書とは別の管理単位で保存しています。原本と電子報告書の対応は、報告書に記載された引継日と整理符号により管理します。公開対象とした旧版は、資料室の改訂履歴に収録します。

移行処理に伴う内容の変更はありません。表示上の差異が確認された場合は、原資料との照合結果を記録したうえで修正します。