旧研究施設の入退室記録調査

01 調査概要

設備の更新後に複数の管理資料で記録件数が一致しない事象について、電子出力、移行一覧および依頼者提供の管理資料を照合した。公開版は設備運用に関する確認結果を対象とする。

02 調査経過

1. 2017-06-12　施設管理者から入退室記録および設備更新時の移行一覧を受領。
2. 2017-06-16〜22　記録の項目定義、時刻表記、出力条件を比較した。
3. 2017-06-23　資料照合票を作成。依頼者から借用した原資料を文書管理担当へ引き継いだ。
4. 2017-06-26　公開対象範囲の指定を確認し、公表用抄録を作成。
5. 2024-04-15　資料閲覧システムの更新に伴い電子目録へ移行した。

03 確認事項

確認された事実

• 設備更新の前後で記録項目と集計条件が異なる。
• 2017-06-23に資料照合票が作成されている。
• 公開対象の範囲は2017-06-26付の指定に基づく。

推定事項

• 集計条件の差異が記録件数の不一致に影響したと考えられる。公開範囲外の原資料については本抄録の評価対象に含めない。

未確認・不明事項

• 公開範囲外とされた記録の内容は本資料では示していない。

04 調査結果

設備更新に伴う記録移行の過程で、集計条件および項目の対応に差異が生じたことを確認した。公開対象となる範囲では、表示条件を統一した上での再集計と、原資料の継続保管を提言して調査を完了した。

05 添付資料・備考

設備更新時の項目対応表

公開可能な項目の名称と変換方法を記載。

原資料引継票

引継日2017-06-23。引継先は業務管理部。原資料の保管単位は旧版照合票を参照。

最終更新日は電子目録への移行日。調査の実施日および完了日を変更するものではない。公開版と原資料は異なる管理単位で保管している。