委託業務に関する記録紛失調査

01 調査概要

資料目録に登録された電子記録の一部が現行の保管先に見当たらないとの申告を受け、目録、移行記録および提供データを照合した。ファイルの欠落と、記録上の名義・日付の不整合を分けて検証している。

02 調査経過

1. 2026-08-03　現行目録および依頼者から提供された電子資料を受領。原データを複製し、解析用データを別に作成した。
2. 2026-08-07　同一の旧様式に由来する複数の記録を抽出。作成者属性に在籍記録と一致しない表記を確認した。
3. 2026-08-14　2024年の資料移行記録を照合。原資料の日付、草案の生成日、登録日を区分して再整理した。
4. 2026-08-21　中間報告を作成。原資料との照合が完了していない項目を残件とした。
5. 2026-09-28　追加資料の目録を受領。旧保管単位との対応関係を引き続き確認する。

03 確認事項

確認された事実

• 当該案件の正式受付日は2026-08-03である。
• 提供資料の一つには2026-07-29の作成日表示がある。
• 一部の記録の作成者欄が、現行の担当者台帳と一致しない。
• 2024-04-15の移行手順には旧様式の属性を引き継ぐ処理が含まれていた。

推定事項

• 受付前の日付表示には、事前相談時の草案作成が影響した可能性がある。原本の作成年月日と電子ファイルの生成日は同一とは限らない。

未確認・不明事項

• 旧保管単位に含まれていた資料の全点数。
• 現行目録と一致しない項目のうち、原本が別置された時期と判断の根拠。

04 調査結果

現行目録における欠落項目の一部は、移行時に参照先が変更されたことによるものと確認した。受付日より前の日付を持つ記録および旧在籍者の名義を含む記録については、様式継承の影響を認める。ただし、すべての欠落項目の原本所在を確定できていないため、案件を継続調査とする。

05 添付資料・備考

日付属性照合表

受付日、資料記載日、ファイル生成日、移行日の四項目を比較した。

資料管理システム移行記録（参照）

2024-04-15実施。公開資料はお知らせ「資料管理システム更新に伴う書誌情報の表示について」を参照。

確認の結果が確定していない事項を含む中間報告。作成者欄の表記のみをもって、その人物が当該時点に作業したものとは判断しない。