電子資料移行後の参照先不整合調査

01 調査概要

旧システムの資料番号を現行目録から参照できない事象について、移行前後の目録と実ファイルを照合した。ファイルの消失、識別子の変更、目録の重複登録を区分して確認した。

02 調査経過

1. 2024-05-13　移行前後の目録と提供データの保全複製を受領。
2. 2024-05-17　資料番号の文字種と区切り記号の差異を抽出。
3. 2024-05-24　同一内容のファイルと改訂版を区分し、参照先の対応表を作成。
4. 2024-06-07　既存資料を上書きせず目録を補正する運用を提案。
5. 2024-06-14　依頼者の確認結果に基づき公開用抄録の用語を修正した。

03 確認事項

確認された事実

• 区切り記号の置換により識別子の完全一致検索で対象外となる資料があった。
• 旧様式の作成者属性が改訂後のファイルにも継承されていた。

推定事項

• 改訂版に原本の属性が残ったことで、作成者の誤認が生じた可能性がある。

未確認・不明事項

• 原本が提示されていない資料について、記載内容の正否は判定していない。

04 調査結果

参照不能となっていた資料の大部分は、旧識別子と現行目録の対応付け不足によるものと確認した。内容の同一性を確認できた資料を対応表へ登録し、原本未確認の項目を別表に残した。作成者属性と作成年月日を内容の真正性の根拠として単独使用しない運用を提言した。

05 添付資料・備考

移行前後の識別子対応表（抄録）

文字種および区切り記号の変換例を掲載。実際の保管先は非公開。

原本の保管状況の確認と、電子目録の修正を別の管理行為として記録した。