保管契約更新に伴う所在・事実確認調査

01 調査概要

契約対象の区画表示が移転前の資料と一致しないとの相談を受け、依頼者の権限内で提供された契約資料と、施設管理者立会いによる現地確認を実施した。個人の所在に関する調査は行っていない。

02 調査経過

1. 2022-07-11　依頼者の契約上の権限と調査目的を確認。
2. 2022-07-20　施設管理者の承諾の下で、現在の区画表示と管理台帳を照合。
3. 2022-07-27　移転時の区画名称変更に関する記録を受領。
4. 2022-08-05　旧称と現行区画の対応表を納品した。

03 確認事項

確認された事実

• 対象の保管区画は現行台帳に登録されている。
• 移転時の記録に旧称と現行名称の対応が記載されている。

推定事項

• 旧称が複数の資料に残っていたことが照会時の行き違いの一因と考えられる。

未確認・不明事項

• 調査対象外の区画の保管内容は確認していない。

04 調査結果

区画の再編時に名称が変更され、契約添付図面の更新が追いついていなかったことを確認した。保管対象と現行区画の対応を整理し、契約更新時に最新図面を相互確認することを提言した。

05 添付資料・備考

区画名称対応表（公開用）

施設を特定しないため、旧称および現行名称を符号化。

調査に際して第三者の保管物を開封していない。確認範囲は依頼者と施設管理者が合意した項目に限定した。